Zoptymalizowaliście dokładnie opisany cel nauki? Zaplanowaliście sam proces nauki, wyszczególniając etapy, zadania, przypisując zasoby? Użyliście metody organizacji i zarządzania zadaniami? Świetnie! Pamiętajcie, by sprawdzać aktualność celu i optymalizować go na bieżąco, analiza aktualnych ryzyk jest niezbędna by eliminować i minimalizować potencjalne problemy, które mogą zakłócić nasz postęp.
Chciałabym dziś polecić dwa narzędzia, które pomogą zapanować nad zdarzeniami losowymi w naszym życiu i zachować nam plan nauki. Gdy pojawia się nagle coś nieprzewidzianego, co może potencjalnie mieć większy priorytet niż nasza aktualna nauka powinniśmy podejść do tego zdarzenia w dwóch krokach: spróbować zastosować dla niego Prawo Parkinsona, a jeśli nie możemy tego zrobić, ustalić priorytet według Matrycy Eisenhowera (oba opisane poniżej). Zapraszam do lektury.
Praca się rozciąga
Pierwszym niezwykle przydatnym narzędziem jest świadomość Prawa Parkinsona. Mówi ono, że praca (zadanie) zajmuje cały czas, jaki na nią przeznaczymy. Oznacza to generalnie, że nie ważne czy na zadanie mamy tydzień, dwa, czy miesiąc. Wykonanie rozciągnie się w czasie do dnia ostatniego i nie ukończymy zadania wcześniej. Zasada ta oznacza też zjawisko odwrotne: jeżeli damy sobie mniej czasu na coś, i tak będziemy w stanie to w danym czasie wykonać. Słyszałam kiedyś powiedzenie, że najbardziej zajęci ludzie na świecie mają czas na wszystko. Zgadzam się z tym.
Ciekawie zjawisko to opisane jest w książce "4-godzinny tydzień pracy", autorstwa Timothy Ferriss'a (2011. MT Business. Warszawa). Oczywiście samo zjawisko znane jest od dawna i często stosowane w zarządzaniu projektami. Ferriss pisze:
"Zgodnie z Prawem Parkinsona zadanie zyskuje na ważności i stopniu skomplikowanie proporcjonalnie do czasu poświęconego na jego realizację. Na tym polega magia krótkich terminów. Jeśli dam Ci dwadzieścia cztery godziny na wykonanie projektu, presja czasu zmusza Cię do skoncentrowania się na realizacji". (str. 112)
Jeśli więc już wypadnie nam dodatkowe zajęcie, które potencjalnie może zakłócić nasz schemat nauki, najlepiej spróbować "wcisnąć" je w obecny grafik. Według Prawa Parkinsona uda nam się to, bez szkody ani dla tego zadania ani dla naszego procesu nauki. Jeżeli jednak zadanie to lub zdarzenia wymaga od nas poświęcenia mu całego naszego dostępnego czasu, warto ustalić priorytety i zaplanować dalsze działania. W tym pomoże nam matryce Eisenhower'a.
Priorytety
Matryca Eisenhower'a jest dość uproszczoną wersją matrycy ryzyk (przykłady znajdziecie tu), ale na nasze potrzeby w zupełności wystarczy. Dzieli zdarzenia według ważności i pilności i proponuje 4 podejścia. Poniższa grafika przedstawia podział i generyczne rozwiązania.
Oczywiście zanim przyporządkujemy zdarzenia do naszej matrycy, musimy zdecydować jaką mają wagę i pilność. Jak to zrobić najefektywniej? Zazwyczaj nie mamy wątpliwości, które rzeczy są w życiu ważne, a które ważniejsze (wiadomo, ze zdrowiem czy Urzędem Skarbowym nie ma żartów), ale nie zawsze wszystkie te zdarzenia są równie pilne. W takich sytuacjach dobrze zastanowić się jakie będą faktyczne konsekwencje odłożenia naszej nauki na późniejszy moment i czy musi się to zadziać teraz. Odpowiedzmy sobie na następujące pytania:
- Czy jeżeli jednak nie pouczę się dziś, to czy jutro, pojutrze nie wypadnie coś równie ważnego lub ważniejszego jak to, co wypadło dziś?
- Czy nauka znów nie odwlecze się w czasie?
- Czy będę w stanie nadrobić zaległości, a jeśli nie, to czy jestem w stanie pozwolić sobie na zmianę deadline'u dla mojego celu?
Jeżeli nie chcemy stracić naszego językowego celu z oczu, dobrze faktycznie korzystać z rozwiązań w matrycy Eisenhower'a. Szczególnie istotne jest delegowanie tych zadań, których nie musimy wykonywać osobiście, które są dla nas jednak mniej ważne. O tym również dość obszernie pisze Tim Ferriss.
Pamiętajmy też, że nasza nauka powinna być dla nas istotna, bo prowadzi nas do konkretnego celu, który ulepszy nasze życie, a nauka sama w sobie jest potężnym ćwiczeniem intelektualnym. Nie powinniśmy zatem łatwo spychać na dalszy plan nauki, do czego mamy tendencję wobec codziennego natłoku przeróżnych spraw. Utrzymanie motywacji poruszałam już w artykułach o inspirujących cytatach motywacyjnych oraz o rutynie drobnych przyjemności, zachęcam do odświeżenia :)
Podsumowując
Regularne stosowanie narzędzi biznesowych, w tym matrycy Eisenhowera czy stosowanie minimalizacji przeznaczanego czasu zgodnie z Prawem Parkinsona, oraz solidne planowanie bieżącego czasu, pozwala zapanować nad nieprzewidzianymi kolejami dnia codziennego.
Pozdrawiam i trzymam kciuki za Wasze zarządzanie czasem.
